归档范围：凡是记述和反映本单位职能活动和历史面貌的文件材料，包括本单位形成的制定的正式文件、会议文件、内部使用文件，包括本单位收到上级、下级与本身工作活动有密切联系的各种文件材料，都应列入归档范围。凡是与本单位职能活动无关的和无保存价值的文件材料不列入归档范围。
分年度：将文件按其形成的年度分开，将文件归入其形成的年度。
分问题：在分年度的基础上，将文件按其内容所反映的不同问题、事物分开，同一内容的组成一卷。

1.加强学习优化知识结构，要努力学习有关的方针政策，努力学习档案管理知识；
2、熟悉本单位业务职责范围和工作规律，提高工作能力，努力学习有关的业务知识，认真总结档案管理人员工作的经验和规律，精益求精，提高档案管理人员工作的质量和效率；
3、养成良好的工作作风，实事求是，认真踏实，一丝不苟；
4、遵守保密纪律，执行保密制度，确保文件的安全。

一、查阅利用档案者，须持有合法证明，并说明查阅目的和要求，办理查阅登记手续方可提供，查完后填写利用效果登记，对查阅的利用事例要写利用效果反馈。
二、对需写利用效果反馈者，管理人员要向利用者讲清利用效果的内容和要求。
三、严禁泄露国家机密。
四、利用者在查阅时只限查阅合法证明所需内容的档案范围，不允许查阅无关的部分。
五、档案利用后，须及时放回原位，不允许档案在库外存放。
六、对被利用的档案，收回时必须认真检查，查看案卷是否折损和涂改过。
七、档案、资料原件一律不外借，如遇特殊情况需请示部领导同意后才准外借。
八、查阅利用者如需对档案进行复制、拍照、须经部领导批准后方可复制，

依据《中华人民共和国保密法》《中华人民共和国档案法》规定处理。